Hvad skal du vide, når du arbejder med frivillige?

Før du involverer frivillige, er det en god idé at overveje nogle vigtige spørgsmål – selv og sammen med dem, de evt. skal samarbejde med. Den gode dialog er forudsætningen for et godt samarbejde.

I Frivillighedsguiden, finder du en række øvrige spørgsmål, der kan være med til at hjælpe det frivillige engagement og det gode samarbejde godt på vej. Frivillighedsguiden er udarbejdet af Rudersdal Kommune i samarbejde med en gruppe frivillige. Hent den her:

For at sikre en god dialog og et godt samarbejde er det vigtigt, at du laver en forventningsafstemning med dem, den frivillige skal samarbejde med – andre frivillige eller medarbejdere. En forventningsafstemning tidligt i forløbet kan styrke det kommende samarbejde og forhindre eventuelle uenigheder senere. En vigtig del af drøftelserne er spørgsmålet om, hvem der gør hvad.

Nogle gange kan det være en god idé at udarbejde en skriftlig samarbejdsaftale. Du finder en skabelon til samarbejdsaftale om frivillig indsats her:

Skabelon til samarbejdsaftale om frivillig indsats

Skabelon til samarbejdsaftale mellem institution og enkeltfrivillig

Når det gode samarbejde er i gang, kan det være en god idé løbende at følge op på samarbejdet, fx ved en samtale. Du finder skabeloner til samtaleguide ved opfølgning og evaluering her:

Skabelon til samtaleguide enkeltfrivillig

Skabelon til samtaleguide foreninger

Du kan også finde eksempler på gode spørgsmål til afklarende samtaler og dialog i Værktøjskassen.

Som udgangspunkt er frivillige kun dækket af egen ansvars- og ulykkesforsikring, men de fleste større organisationer har tegnet forsikring for deres frivillige. Social- og Indenrigsministeren arbejder i øjeblikket på at ændre loven, så kommunerne fremover også har mulighed for at tegne ulykkes- og ansvarsforsikring for frivillige, der bidrager i løsningen af de kommunale opgaver.

I tilfælde, hvor frivillige vurderes at være underlagt blandt andet instruktion fra kommunal side, skal frivillige være dækket af en arbejdsskadeforsikring. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt der er brug for den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, bør du undersøge sagen. Du kan fx tage kontakt til Arbejdsskadestyrelsen, som du finder her:

Arbejdsskadestyrelsen

Du kan også se mere på nedenstående links:

For idrætsforeninger

For alle andre foreningstyper

Frivillige er ikke i juridisk sammenhæng underlagt en særlig tavshedspligt, men har som udgangspunkt de samme forpligtelser som alle andre borgere: tavshedspligt omkring personfølsomme oplysninger og oplysningspligt om misrøgt af børn under 18 år.

I nogle samarbejdsrelationer kan det være hensigtsmæssigt at udarbejde en aftale om tavshedspligt, som den/de frivillige underskriver – også selvom frivillige, der underskriver en aftale om tavshedspligt, ikke kan underlægges den samme pligt, som medarbejdere. Du finder en skabelon til aftale om tavshedspligt her:

Skabelon til aftale om tavshedspligt

Medarbejdere og frivillige må ikke udveksle oplysninger om borgerne. I praksis kan det håndteres ved:

• Generelle oplysninger udveksles om en målgruppe og ikke enkeltpersoner. 
• Borgeren kan give samtykke til udveksling af nødvendige oplysninger.

Foreninger, der modtager tilskud eller låner lokaler, har pligt til at afgive erklæring om, at de aktivt indhenter børneattester på deres ledere og trænere. Erklæringen er en betingelse for, at kommunen kan yde tilskud eller anvise lokaler.

Bemærk, at kommunen kun skal modtage erklæringen om, at foreningen overholder loven om børneattester. Selve børneattesterne skal aldrig sendes til kommunen, men er udelukkende til foreningens eget brug.

Der skal indhentes børneattester på alle personer, som har kontinuerlig kontakt med børn under 15 år. Du kan læse mere og bestille attesten her:

Børneattest​

Hvem, hvordan og hvorledes

Er I i foreningen i tvivl om, hvornår og hvem der skal indhentes børneattester på, kan I søge vejledning på jeres forbunds hjemmesider. I kan finde gode råd og vejledning på DGI's hjemmeside:

Børneattester

erklæring om børneattest

Erklæring om børneattest skal afgives én gang årligt til den kommune, som foreningen hører under. Det er foreningens tegningsberettigede, der afgiver erklæringen på foreningens vegne.

Pligten til at afgive erklæring gælder også, selv om foreningen på tidspunktet for erklæringens afgivelse ikke ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver har direkte kontakt med børn under 15 år.

Det betyder, at alle foreninger, der modtager tilskud eller låner lokaler i Rudersdal Kommune skal afgive en erklæring om indhentelse af børneattester overfor kommunen. Afgivelse af erklæringen påfører ikke foreningen at indhente børneattester, når foreningen ikke ansætter eller beskæftiger personer med direkte kontakt med børn under 15 år. Pligten gælder derfor alle foreninger, uanset om foreningen har børn eller unge som medlemmer eller ej.  

Du afgiver erklæring om børneattest på:

frivillig.rudersdal.dk

Din forening afgiver erklæringen under ’Rediger foreningsoplysninger’. Du skal være logget på systemet for at kunne afgive erklæringen. Erklæringen afgives ved at sætte hak i feltet ved ’Erklæring af børneattest’. Du afgvier erklæringen allernederst på siden.

Er du i tvivl, kan du kontakte foreningskonsulent Bo Eriksen i Rudersdal Kommune på tlf. 46 11 56 17 eller boe@rudersdal.dk.

Dagpenge- eller efterlønsmodtagere må godt udføre frivilligt arbejde. Men der findes regler for, i hvilket omfang det er tilladt, uden at det medfører træk i ydelsen.

Den 23. marts 2015 trådte en ny lov i kraft, der giver frivillige på dagpenge eller efterløn ret til at udføre frivilligt arbejde i op til 15 timer om ugen uden at blive trukket i offentlige ydelser. Tidligere har frivillige på efterløn eller dagpenge kun haft ret til at arbejde frivilligt 4 timer om ugen uden modregning i ydelsen.

Den nyeste lov er et led i regeringens arbejde med at gøre det lettere at være frivillig. Der er tale om en forsøgsordning, der kører i perioden fra 23. marts 2015 til 20. marts 2017.

Den nye regel om et vist antal timers frivilligt arbejde uden modregning gælder kun for frivillige i almennyttige organisationer og foreninger. Reglerne gælder ikke for frivillige, som er organiseret direkte i en kommunal institution. 

Der skal være tale om frivilligt, ulønnet arbejde. Foreninger bør altid opfordre frivillige på dagpenge og efterløn til at tjekke reglerne i deres egen A-kasse.
Læs evt. mere her:

Regler for frivillige på dagpenge og efterløn (Center for Frivilligt Socialt Arbejde)

Frivillige i foreninger kan få skattefrie godtgørelser for udgifter til kørsel, kontorhold mv. Der er faste satser for, hvor store disse skattefrie godtgørelser kan være, dem kan man få oplyst hos Skat.

SKAT

Det er kun foreninger, der kan betale skattefri kørselsgodtgørelse til frivillige. Er den frivillige organiseret direkte i en kommunal institution, skal den frivillige betale fuld skat af godtgørelsen. 

Når frivillige udfører frivilligt arbejde på en arbejdsplads, skal de også være omfattet af den APV (arbejdspladsvurdering) og AMO (arbejdsmiljøorganisation), som i forvejen findes på arbejdspladsen.

I arbejdsmiljøsammenhæng har lederen af en arbejdsplads et ansvar for både medarbejdere og frivillige – uanset om de er med i en forening eller ej.

Arbejdsmiljøtilsynet har lavet en lille folder om spørgsmålet:
”Godt i gang – frivilliges arbejdsmiljø” (Arbejdstilsynet)

Hvis frivillige arbejder i fx køkkener, gælder de samme regler for frivillige som for det faste personale, hvad angår hygiejniske forholdsregler og uddannelse.

Alt efter typen af madlavning skal det vurderes, hvorvidt frivillige skal uddannes i hygiejnereglerne. Som frivillig skal man modtage instruktion i fødevarehygiejne, hvis man håndterer fødevarer. Dog falder madlavning i foreningsregi oftest under bagatelgrænsen i forhold til lovgivningens krav. 

I Frivillighedsguiden og den tilhørende værktøjskasse finder du en række spørgsmål, der kan være med til at hjælpe det frivillige engagement og det gode samarbejde godt på vej. Frivillighedsguiden og værktøjskassen er udarbejdet af Rudersdal Kommune i samarbejde med en gruppe frivillige. Hent dem her:​

I 5 podcasts kan du få gode råd fra DGI’s konsulenter, eksperter og fra foreningsfolk, der deler ud af deres erfaringer. Hør bl.a. om hvordan man tiltrækker flere frivillige, giver dem en god start eller giver plads til unge frivillige. Du finder podcast'ne her:

DGI Podcast​